宋安成

《民法典》物业服务企业应如何合理管理和使用公益？

【前言】

民法典实施以来，有关部门和新闻媒体对民法典进行了大量宣传工作，其中关于社会公益（利用公用部分从事经营活动）的规定已成为业主越来越熟悉。近年来，要求早期物业服务企业返还公益的案例越来越多。主管部门还加强了对经营活动共用部分的使用和营业收入使用的监管。多家物业服务公司受到相应处罚。.

发生公益性返还纠纷时，物业服务公司将承担“合理成本支出”的举证责任。未提供证明的，将承担未提供证明的后果，即需要将经营公用部分的收入退还给业主。那么，物业服务企业应该如何合法合规地使用公用部分从事经营活动，合法合规地使用公共利益，从而规避上述风险呢？

《民法典》物业服务企业应如何合理管理和使用公益？

一、物业服务企业合理管理和使用公共利益的法律咨询

在实际经营活动中，部分物业服务人员对公益法律法规认识不够全面。他们认为，只要之前的物业服务合同规定，所有的公共福利都用于补贴物业服务公司，那么物业服务公司使用公共福利是有道理的。的。因此，在实践中，经常会出现以下情况：有的项目因各种原因不限制公益性支出，使用公益性；一些项目还以项目损失为由，利用公益性弥补项目损失。

事实上，应该限制在项目中使用公益。非法使用公益事业会给物业服务企业带来巨大的法律风险。如何有效规避或降低潜在的法律风险，建议物业服务企业从以下几个方面考虑：

（一）公司运营，如何从全局角度控制风险

1.对公司现有项目使用公用部分运营的收支和公示情况进行梳理，对不符合法律法规的行为进行整改，并咨询业主或采取其他补救措施。已用掉的部分；

2.在签订《初步物业服务合同》和制定《临时管理协议》时，明确了运营的公用部分和运营收入的分配比例，以及使用收入。建议乙方不超过公共收入分配比例的30%（合同制协议：乙方按总收入的X%提取经营管理费用；薪酬制度协议：公共收入补充入物业服务基金用于物业服务费用支出），同时《管理办法暂行条例》明确了公益金的使用程序和范围，不建议将公益金全部补贴给物业服务企业或弥补亏损。 ;

3.公司应制定完善的商务合同公用部分使用示范文本，并要求项目使用公司示范文本，规避合同签订带来的风险；

4.公司应加强或撤销多项经营权，特别是在公共区域开展的多元经济服务，公司业务部门应签订多项对外经营合同，并加强考核；

5.建议公司与较大的公司或有一定影响力的公司合作。集团公司或总公司与合作公司签订框架合作合同，涉及某社区实际业绩的合同另行签订。、“将多份合同一分为二”，同时分别核算不同合同的费用；

6.加强对项目签订的经营合同的管理，由公司统一管理，未经公司许可，不得向第三方提供经营合同扫描件;

7.涉及需要拆分的内容或事项，单独合同签订合同，避免同一份合同中出现多个收款项目，如场地使用费、服务咨询费、介绍费等，也需要付费政策分开支付不同的费用；

8.在承接项目和计算物业管理费用时，公共利益不应计入收益计量，以免后期因公共利益返还造成较大损失；

9.公司加强项目考核，要求定期报告公共收支和公示，对不合理部分及时报告整改。10.加强对项目经理的法律法规培训，通过以往的司法实例强化项目经理和经理的法律风险意识；

11.加强项目考核，定期向公司汇报社区物业费缴纳情况，对未完成缴纳任务的，给予一定的处罚；

12.要求项目前期及时汇报成立物业委员会的动态，积极与物业委员会筹备组或物业委员会就公益分配事宜进行沟通，并通过业主大会议事规则或公共收入管理法规确定分配比例；

13.业务委员会成立后，如业务委员会要求项目提供公共收支清单，将有专人负责对接。和合同；

14.涉及社区公益性使用的事项，应要求项目提供业主意见或主管部门指导，支出建议不得超过总支出的30%。营业收入；

15.业主委员会成立后，业主委员会如需动用公共收入或专项维修资金，业主委员会应签订三方合同，业主委员会为业主委员会付款人. 将承担付款义务，物业服务公司仅作为协助OAEC完成工作的一方；

16.业主委员会成立后，积极与业主委员会就公益转让事宜进行沟通，或在街道、居委会的参与和协调下达成转让确认，避免不上交公益物的处罚；

17.对于项目的大额支出，应事先获得项目批准，并说明对方项目的内容和费用的来源，并在签订合同后签订合同。项目获批。

(二）项目管理，规避项目管理风险

1.时刻关注行业委员会的成立，及时向公司报告行业委员会成立的进展情况，以便公司采取相应措施；

2.在行业委员会筹备阶段，积极与主要负责人和主管部门沟通协调公益分配比例；

3.行业委员会成立后，向行业委员会报告公共收支情况，并提请行业委员会批准相关费用支出；

4.涉及公益性使用的事项，如仅涉及某栋建筑物的业主，应咨询该建筑物的业主，并公开协商结果；如果涉及所有业主，应征询所有业主的意见。全体业主协商不成的，应当征求主管部门的意见或者居委会的意见；

5.在进行电梯安装、使用公共场所开展经营活动时，按照《民法典》关于表决权的有关规定，征求业主意见；

6.涉及公共部位维修的，在保修期内的，应要求建设单位履行保修义务；质保期满的，及时与主管部门沟通，通过应急维修或专项维修资金的使用，规范专项工程的使用。维修保养费；

7.按规定定期公布小区公共收入收支情况和专项维修资金使用情况，并留存公示的照片和文件，供业主、业委会和主管部门监督；

8.完善的社区共享部分运营管理文件。对于照片、视频等资料，应使用专用拍摄设备拍摄保存，以备有争议时提供原始载体查看；一旦经理离开，照片、视频等资料可能因无法提供原始载体而无法被法院认可；

9.对于业主报修的，涉及公用部分，无法使用专项维修资金的，业主应及时说明情况，公共收入用于维修的，业主应及时说明情况。被咨询；

10.与业主建立沟通机制，及时回答业主有关公益的问题，避免业主投诉和举报；

11.积极与街道、居委会就共同营业收支使用情况保持沟通，听取其指导；

12.对部分业主的收入，只涉及部分业主的共同部分，应单独核算，费用也应单独列出（属于“所有业主”的公共收入，包括公共停车区域、费用、广告费等；属于“部分业主所有”的收入，包括电梯、走廊广告费等，可与门楼共享）；

13.行业委员会成立后，公共设备设施的维护保养应及时报行业委员会审批，并妥善保存与行业委员会的往来文件；

14.通过会议纪要或发函方式与行业委员会沟通，确认沟通的事项和结果，及时推动工作进展；

15.对于需要行业委员会使用公益性的事项，应要求行业委员会出具加盖行业委员会公章的书面文件，或通过行业委员会内部会议纪要确认会议。

(三）财务，规避账户混淆风险

1.对各项目报送的费用及涉及公共收入支出的事项，应要求项目提供合理的支出依据，不合理的支出应予以拒绝；

2.各项目使用营业收入的共同部分，与法定税金、能源消耗、劳务管理费用等相关费用应分别记账。帐户;

3.审核项目公布的季度公共收支计划是否正确，及时纠正错误并说明原因；

4.以集团或区域公司名义与第三方签订框架合作合同，使用公共部分经营的收入、分拆事项收入和实际经营收入合同应当单独记录；

5. 将社区公益金存入业主大会账户中的“社区公益金”账户，进行独立核算。“社区公益”主体细分为两类：1)业主大会受益人：用于核算“所有业主”的公益，如公共区域停车费、广告费、 2)积木户数：用于计算“部分业主拥有”的收入，如电梯、走廊广告费等，收入可分配给积木建筑.

6.公共收入支出按照业主大会收入户和建筑物收入户分别支付。

二、公益法律风险介绍

1.诉讼风险

《民法典》第278条规定，营业收入扣除合理费用后的共同部分的使用权属于全体业主；同时，《最高人民法院关于审理房屋不同权属纠纷适用法律若干问题的解释》第十四条第十条，擅自占用或者处分所有人的共有部分，改变其使用功能或者进行经营活动，权利人请求解除妨害、恢复原状、确认处分无效或者赔偿损失的，人民法院应予支持。前款规定擅自开展经营活动的，权利人要求建设单位、物业服务企业或者其他管理人将所得款项扣除合理费用后用于补充专项维修资金或者由业主共同决定目的，人民法院应予支持。行为人应当就费用的支出及其合理性承担举证责任。”对于营业收入的公用部分，扣除合理费用后，应归业主所有，物业服务企业侵占业主或业主委员会有权要求物业服务企业退还。物业服务企业或者其他经营者将扣除合理费用后的收益用于补充专项维修资金或者业主共同决定的其他用途，人民法院应予支持。行为人应当就费用的支出及其合理性承担举证责任。”对于营业收入的公用部分，扣除合理费用后，应归业主所有，物业服务企业侵占业主或业主委员会有权要求物业服务企业退还。物业服务企业或者其他经营者将扣除合理费用后的收益用于补充专项维修资金或者业主共同决定的其他用途，人民法院应予支持。行为人应当就费用的支出及其合理性承担举证责任。”对于营业收入的公用部分，扣除合理费用后，应归业主所有，物业服务企业侵占业主或业主委员会有权要求物业服务企业退还。

各种地方性法规还规定，公共收入主要用于补充专项维修资金，也可以由业主大会使用。在司法实践中，法院对于物业服务企业运营中共同部分的“合理成本”的态度是：对于停车管理费，往往认可合理的人员管理成本物业能耗管理方案，而其他如房屋外墙广告、电梯广告、商品房出租、场地出租等事项，不同意人事管理费用的支出为合理支出。事实上，要证明合理的成本是非常困难的。除了法定税收和能源消耗，很难证明人事管理费用是合理费用的说法。如果证据不足，法院将裁定物业服务业务扣除合理成本后的营业收入返还。

届时，不仅可能给公司带来诉讼纠纷，还可能给公司带来进一步的损失，如诉讼费、审计费、不回公益产生的利息、律师费等，还可能面临行政处罚。

2.诚信扣除风险

《关于印发上海市物业服务企业和项目管理人员失信行为评分规则的通知》（沪房规[2020]8号）针对“挪用或者挪用专项维修资金和公共利益； （八）擅自使用物业公用部分、共用设施设备进行经营活动”扣18分，物业服务公司挪用公共收入，扣18分，影响物业服务公司参与物业服务项目的公开招标。

3.影响物业费征收的风险

对于物业公司“侵占”公共利益的情况，业主很难找到合理的解决办法。甚至有业主提出将本应与物业费一起分配的公共收入扣除，导致物业费征收率偏低，对物业公司的日常经营造成不利影响，令业主对物业服务更加不满公司。

4.解雇风险

业主委员会成立的第一件事，往往是要求早期的物业服务公司交出公共利益。物业服务公司拒不上交公益，造成双方关系紧张的，业主或者业主委员会可以开除，要求退还公益。保护自己权利的方式。

5.行政处罚风险

业主委员会不能就公益返还达成一致意见的，可能会被业主或业主委员会举报，进而受到行政处罚。例如，2020年10月，北京市丰台区房管局对某物业服务企业擅自使用部分业务进行行政处罚。